Tenga en cuenta la cuestión de la conferencia de seguridad financiera. Usted puede hacer esto como un medio para atraer a la empresa, y los fondos de los patrocinadores y participantes. Hacer cálculos económicos y determinar cuánto dinero tendrá que ser pagado a los participantes.
La Comisión, en su primera reunión deberá decidir sobre el programa de la conferencia, los resúmenes y los requisitos para presentar informes, el plazo para su presentación. Es necesario enviar invitaciones a la conferencia a todos los participantes potenciales. Por lo general, esto se hace por e-mail, y se aplica a la carta los requisitos del programa y que deben cumplir los informes y tesis. En la misma carta, especifique el costo de la participación en la conferencia. En una carta de acompañamiento, pida al destinatario para que le notifique de su participación o la denegación de la misma. Si está de acuerdo, los participantes no residentes deben informarle de que, hagan lo que necesitan para encontrar un hotel.
Tratar a toda la información recibida y determinar el número de participantes. Sobre esta base, hacer sitio en la posada, preparar folletos para los participantes y hacer espacio para exposiciones temáticas y reuniones.
Orden en el programa de impresión de las reuniones, los arreglos necesarios para imprimir los resúmenes que se presentarán al participante inmediatamente después de la inscripción, antes de las reuniones. También puede ordenar las insignias, los cuales deben ser nombres y patronímicos, las posiciones y las organizaciones donde los participantes especificados.
Sobre la base de las necesidades de los participantes, equipar a tu habitación, que será la sede de la conferencia. Lo más probable es que usted va a necesitar un equipo especial - micrófonos, computadoras, proyectores, pantallas de proyección. Asegúrese de que la sala había un número suficiente de tomas de alimentación eléctrica.
Organizar un participantes de la conferencia de alimentos. Usted puede estar de acuerdo con algunos cafés a entre reuniones podrían toda beber una taza de café o en sus cercanías para ir allí para el almuerzo.
Preparar los materiales y documentos para su distribución a los participantes en el registro. Asegúrese de insertar en cada juego de bolígrafo, programa de bloc de notas.